「Excelの関数が苦手で、毎回Google検索している……」
「VLOOKUPやIF関数を使いたいけれど、書き方がよく分からない」
「複雑なExcel関数をAIに作ってもらえたら便利なのに」
そんな方におすすめなのが、ChatGPTを使ってExcel関数を自動作成する方法です。
ChatGPTに「こういう条件のExcel関数を作って」と伝えるだけで、目的に合わせた関数を提案してもらえます。さらに、作った関数の意味や使い方も説明してもらえるため、Excel初心者の学習にも活用できます。
この記事では、AI初心者・Excel初心者の方に向けて、ChatGPTでExcel関数を作る具体的な方法と、そのままコピペできるプロンプト20選を紹介します。
普段の仕事でExcelを使っている会社員の方なら、今日から実践できます。
ChatGPTでExcel関数を作るメリット
Excelの関数をChatGPTに作ってもらう最大のメリットは、関数をゼロから覚えなくても目的の処理を実現できることです。
例えば、
- A列とB列を比較して一致したら「OK」と表示したい
- 条件に合うデータだけ合計したい
- 別シートから商品名を検索したい
- 日付から曜日を表示したい
- 重複データをチェックしたい
といった作業を、日本語でChatGPTに伝えられます。
Excelの関数名や記号をすべて覚えていなくても、「何をしたいのか」を説明すればOKです。
AI初心者の方でも、まずは普段使っているExcel作業をそのまま文章にしてみましょう。
ChatGPTでExcel関数を自動作成する方法
基本的な流れはたったの4ステップです。
STEP1：ChatGPTを開く
ChatGPTを開き、入力欄に「どんなExcel関数を作りたいのか」を入力します。
STEP2：Excelの状況を具体的に伝える
例えば、
「A列に商品名、B列に売上金額があります。B列が10万円以上なら『達成』、それ以外なら『未達成』と表示する関数を作ってください。」
のように伝えます。
STEP3：作成された関数をコピーする
ChatGPTがExcel関数を作成してくれるので、その関数をコピーします。
STEP4：Excelに貼り付けて確認する
Excelのセルに貼り付けて、実際に正しく動作するか確認します。
ここで重要なのは、AIが作った関数を必ず確認することです。
ChatGPTは便利ですが、条件の伝え方によっては意図と違う関数を作る場合があります。
そのまま使える！ChatGPTのExcel関数プロンプト20選
ここからは、仕事で使いやすいプロンプトを紹介します。
基本的にはコピーして、必要な部分だけ変更すれば使えます。
① IF関数を作る
ExcelでIF関数を作ってください。
A2セルが100以上なら「達成」、
100未満なら「未達成」と表示したいです。
そのままExcelにコピペできる関数を回答してください。② 複数条件のIF関数
ExcelのIF関数を作ってください。
A2が80以上なら「A」、
60以上80未満なら「B」、
60未満なら「C」と表示したいです。
初心者にも分かるように関数の意味も説明してください。③ VLOOKUP関数を作る
ExcelのVLOOKUP関数を作ってください。
A2に商品コードがあります。
別シート「商品一覧」のA列に商品コード、
B列に商品名があります。
商品コードをもとに商品名を取得する関数を作ってください。④ XLOOKUP関数を作る
ExcelのXLOOKUP関数を作ってください。
A2の商品コードを検索値として、
「商品一覧」シートのA列から検索し、
B列の商品名を取得したいです。
そのままコピペできる関数を作ってください。⑤ SUM関数
ExcelでB2からB100までの数値を合計する関数を作ってください。
そのままコピペできる形で回答してください。⑥ SUMIF関数
ExcelのSUMIF関数を作ってください。
A列に担当者名、
B列に売上金額があります。
A列が「田中」の行だけを対象にして、
B列の売上金額を合計したいです。⑦ COUNTIF関数
ExcelのCOUNTIF関数を作ってください。
A2:A100の範囲で「完了」と入力されているセルの数を数えたいです。
初心者向けに説明してください。⑧ 重複チェック
ExcelでA列に同じデータがあるかチェックしたいです。
重複している場合は「重複」、
重複していない場合は「OK」と表示する関数を作ってください。⑨ 空白セルのチェック
ExcelでA2セルが空白なら「未入力」、
入力されていれば「入力済み」と表示する関数を作ってください。⑩ 日付から曜日を表示
ExcelのA2セルに日付が入力されています。
その日付の曜日を「月」「火」「水」のように
日本語で表示する関数を作ってください。⑪ 今日の日付を表示
Excelで今日の日付を自動表示する関数を作ってください。
パソコンの日付に合わせて自動更新されるようにしてください。⑫ 文字列を結合する
ExcelでA2に姓、B2に名が入力されています。
A2とB2を結合して、
「姓 名」という形式で表示する関数を作ってください。⑬ LEFT関数で左から文字を取得
ExcelのA2セルに文字列があります。
左から5文字だけを取り出す関数を作ってください。⑭ RIGHT関数で右から文字を取得
ExcelのA2セルに文字列があります。
右から4文字だけを取り出す関数を作ってください。⑮ LEN関数で文字数を数える
ExcelのA2セルに入力されている文字数を
カウントする関数を作ってください。
スペースを含めた場合の文字数を取得したいです。⑯ エラーを非表示にする
Excelの計算結果がエラーになった場合に
「エラー」と表示するのではなく「-」と表示したいです。
IFERROR関数を使って作成してください。⑰ 条件に合うデータを合計する
Excelで売上データを管理しています。
A列：商品名
B列：担当者
C列：売上金額
B列が「田中」のデータだけを対象に、
C列の売上金額を合計する関数を作ってください。⑱ 条件に合う件数を数える
Excelで営業案件を管理しています。
A列に担当者名、
B列に案件ステータスがあります。
担当者が「田中」で、
ステータスが「受注」の案件数を数える関数を作ってください。⑲ 複雑な条件の関数
Excelの関数を作ってください。
A2が100以上、かつB2が「完了」の場合は「OK」、
それ以外は「確認」と表示したいです。
AND関数を使って作成し、
関数の意味も初心者向けに説明してください。⑳ 既存のExcel関数を改善する
以下のExcel関数が何をしているのか、
初心者にも分かるように説明してください。
さらに、もっと簡単に書ける場合は
改善した関数も提案してください。
【現在の関数】
ここにExcel関数を貼り付けるChatGPTにExcel関数を作ってもらうときのコツ
単純に「Excelの関数を作って」と入力するより、Excelの構成と目的を具体的に伝えることが重要です。
例えば、
「売上を計算する関数を作って」
だけでは情報が足りません。
それよりも、
「A列に商品名、B列に数量、C列に単価があります。D列に数量×単価の売上金額を表示する関数を作ってください。」
と伝えたほうが、目的に合った関数を作ってもらいやすくなります。
さらに、
「そのままExcelにコピペできる形で回答してください」
と付け加えるのもおすすめです。
Excel初心者は「関数の説明」までAIに聞こう
ChatGPTを単なる関数作成ツールとして使うだけでは、少しもったいありません。
例えば、
このExcel関数を初心者向けに解説してください。
=IF(A2>=100,"達成","未達成")
①関数全体の意味
②IF関数の意味
③A2>=100の意味
④"達成"と"未達成"の意味
をそれぞれ簡単に説明してください。と入力すれば、関数を分解して説明してもらえます。
つまり、**「作ってもらう」→「説明してもらう」→「自分で少し変更する」**という流れにすると、Excelの学習にもつながります。
ChatGPTでExcelを使うときの注意点
便利なAIですが、作成された関数をそのまま信用するのはおすすめしません。
特に仕事で使う場合は、以下を確認しましょう。
① 関数が目的どおり動くか確認する
テスト用のデータを使って、計算結果が正しいか確認しましょう。
② セル範囲を確認する
「A2」と指定したつもりでも、実際のデータがA2まであるなら範囲を修正する必要があります。
③ 個人情報・機密情報を入力しない
会社の顧客情報や個人情報、社外秘のデータなどをそのままAIに入力するのは避けましょう。
必要であれば、
「田中太郎」→「担当者A」
「株式会社○○」→「会社A」
のように置き換えて質問します。
AI初心者が仕事でAIを使う際の基本的な考え方については、こちらの記事も参考になります。
AIが苦手・ITが苦手な人でも仕事効率化できる5つの活用法｜スマホ感覚で今日から始める安心ガイド
まとめ｜Excel関数はAIに作ってもらえばOK
今回は、ChatGPTを使ってExcel関数を自動作成する方法と、仕事で使えるプロンプト20選を紹介しました。
Excel関数は、すべてを暗記する必要はありません。
「何をしたいのか」
「どのセルに何が入っているのか」
「どんな結果を表示したいのか」
この3つをChatGPTに伝えるだけでも、関数作成をかなり効率化できます。
特にExcel初心者の方は、まず簡単なIF関数やSUMIF関数から試してみるのがおすすめです。
そして、分からない関数が出てきたら、
「この関数を初心者向けに説明してください」
とChatGPTに聞いてみましょう。
AIは「Excelの答えを教えてくれるツール」としてだけでなく、Excelの先生としても活用できます。
毎回関数を検索している方は、ぜひ今日からChatGPTを仕事に取り入れてみてください。
Excel作業にかかっていた数分〜数十分を短縮できれば、日々の仕事を少しずつ効率化していけます。
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